税理士がざっくばらんに語る「名古屋の税理士が語る！」動画です。いただいた質問にお答えするシリーズ、この回のテーマは「帳簿書類はいつまで保存すればいい？間違って捨てるとどうなる？」です。
「経理などの帳簿書類を創業時からずっと保存していますが、どのタイミングで、処分が可能になるのでしょうか。もしも火事などで帳簿書類が燃えてしまった場合はどうなりますか？間違って捨ててしまうとどうなってしまうのですか？」
個人事業主の場合は多くは7年───
書類の内容にもよるんですけれども、個人事業主の方は物によっては5年というものもあるのですが、決算書類といった主な帳票書類ですね、売上の内訳を示しているものですとか、そういったものは基本7年ですね。保管しないといけません。
法人の場合は9年───
そして法人、株式会社ですとかは9年保管しないといけません。あと、繰越欠損金という制度があるんですけれども、それが9年まで伸びたものですから、ですね。
保管が目的ではなく証明が目的───
もし間違って捨ててしまった場合、税務調査があった際に根拠となる資料が無いわけですね。根拠がないなら架空じゃないですか？ということになったら、証明のしようがないわけですね。
保管することが目的ではないんですね。だからといって税務調査がなければ大丈夫じゃない？ということでもないんですね。税務調査はいつあるかわかりませんからね。
火災や震災などは別───
例えば火災で消失してしまったなどのケースは説明がつきますから、また別ですね。他にも震災ですとかですね。やむを得ない事情の場合は別ですけれどもね。
電子データであってもバックアップがとってないと…
間違って捨ててしまった以外にも、保存はしてあったはずなんだけれども、バックアップがとっていなくてパソコンが壊れてしまったというケースなどもあります。
ですので、データのバックアップもそうですが、プリントアウトしておくというのも念のために良いかもしれませんね。あくまでも証明するための根拠ですからね。
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